Získajte kontrolu nad svojím časom

Ako úspešne riadiť náš čas, nás na školách systematicky nepripraví. Vo firemnom i osobnom živote sú dve skupiny ľudí, tí, ktorí nestíhajú, a tí druhí, ktorí si vedia čas naplánovať a účelne ho využívať. Prezradíme Vám, ako patriť medzi druhú skupinu ľudí.


Pre systematické riadenie času je tiež dôležité poznať a vnímať svoje telo. Počas určitej dennej fázy sme unavenejší, počas iné výkonnejší. Aby sme sa mohli so všetkým vyrovnať, je potrebné si život zorganizovať. V prirodzené tendenciu k organizácii sa jeden od druhého líšime. Všetci máme v oblasti organizácie určité slabé miesta aj silné miesta. Je potreba sa teda najprv zamyslieť nad našimi slabinami.

Zistenie osobné organizácia času

Odpovedzte si na nasledujúce tvrdenia. Spoznáte tak, v akých oblastiach bude potreba zapracovať.

* Keď končí deň, mám na zozname viac vecí, ktoré je potrebné urobiť, ako keď začínal.
* Ťažko odhadujem, koľko mi určité úlohy zaberú času.Mám tendenciu odkladať prácu, ktorá sa mi nepozdáva.
* Zisťujem, že veľa schôdzok, ktorý sa zúčastním, neprináša žiadne výsledky.Pořád ma niekto vyrušuje.
* Príliš často na seba beriem prácu, ktorú by som mal odmietnuť.
* Môj pracovný deň ako by utekal, bez toho aby som čokoľvek vykonal.
* Veľa času trávim hľadaním rôznych vecí.

Člen úlohy na dôležité a bezvýznamné

Čo deň, to nové úlohy a naliehavých požiadaviek druhých ľudí, do toho ste vyrušovaní a rozptyľovanie. Je teda celkom logické, že môžete občas stratiť celkový prehľad. Je teda dôležité vždy rozlíšiť dôležité veci od menej dôležitých.

Pracovné prostredie a systém práce

V dnešnej dobe sa skôr stretnete s tým, že ste doslova zahltení úlohami a je veľmi ťažké rozoznať prioritné úlohy. Každý by mal mať svoj opis pracovného miesta. Do tohto opisu však nemožno zohľadniť každú činnosť a neplánovanú jednorazovú činnosť spojenú s funkciou. Popis pracovného miesta by mal byť pravidelne aktualizovaný, a to podľa zmeny pridelených úloh.

Stanovenie a realizácia úlohy

Obdržíme Ak úlohu, alebo si ho sami stanovíme, je potrebné si stanoviť jeho dosiahnuteľnosť. Príliš krátkym časovým termínom u seba môžeme zbytočne vyvolať stres. Je potrebné mať v povedomí, že určitého cieľ možno dosiahnuť v určitom časovom horizonte, ale v inom už nie.

Vyvažujte čiastkové prvky Vašej práce

Každá práca sa skladá z množstva čiastkových prvkov, komponentov, z ktorých každý si vyžaduje Vašu pozornosť. Častokrát môže dôjsť k tomu, že sa niektorému prvku budete venovať viac, a to na úkor druhých. Môže sa aj stať, že určité prvky teraz vyžadujú viac Vašej pozornosti, než bolo pôvodne plánované.

Stanovovanie každodenných priorít

V priebehu dňa si rozdeľte Vaše úlohy na:

* Úlohy, ktoré sú dôležité a naliehavé (týmto úlohám venujte okamžitú pozornosť).
* Úlohy, ktoré sú dôležité, ale nie naliehavé (tieto úlohy často súvisia s dlhodobými cieľmi. Ich riešenie patrí do Vášho veľkého plánu).
* Úlohy, ktoré sú naliehavé, ale nie dôležité (u týchto úloh môžete aj zistiť, že sú len umelo vytvorené).
* Úlohy, ktoré nie sú dôležité ani naliehavé (na tieto úlohy by ste nemali plytvať Vašim časom ani energiou)

Ten pravý čas pre plánovanie dňa

Denný plán nevytvárajte na začiatku daného dňa, ale na konci dňa predchádzajúceho. Spočiatku, než si zvyknete, Vám toto plánovanie zaberie viac času. Akonáhle sa však táto činnosť pre Vás stane rutinou, zaberieme Vám plánovanie na nasledujúci deň len pár minút. Rovnako, ako budete plánovať deň, naplánujte aj celý týždeň. V zozname si potom môžete jednoducho vyraďovať, aké úlohy ste splnili.

Plánovacie a monitorovacie nástroje

Nástrojov, ktoré Vám môžu účinne pomôcť, je celý rad, od obyčajného listu čistého papiera pod vreckový počítač. Tu platí, využívajte taký nástroj, ktorý vyhovuje priamo Vám.

Odhadovanie časových nárokov

K zoznamu úloh, ktoré je potrebné splniť, si vždy pripíšte hrubý odhad a sledujte niekoľko dní, nakoľko boli tieto Vaše odhady presné. Akonáhle úlohu splníte, pripíšte si vedľa odhadovaného času, skutočný čas, ktorý ste na neho potrebovali. Rozdiely zrovnajte za obdobie jedného týždňa. U úloh, kde vznikajú veľké nepresnosti, sa zamyslite, ako by ste mohli dosiahnuť spresnenie.

Dôvody, prečo sa niektoré termíny neplní

Existuje niekoľko dôvodov, prečo nesplníme stanovené termíny:

* Ttrmín je nerealisticky stanovený a nemá zmysel sa o neho ani pokúšať, p
* Race je nevhodne naplánovaná,
* Človek zodpovedný za splnenie termínu nie je schopný s úlohou začať,
* Druhí ľudia osobu zodpovednú za splnenie termínu nechajú napospas, bez pomoci, človek zodpovedný za splnenie termínu trávia príliš veľa času preberaním úlohy

Negativa prílišnej dokonalosti pri plnení úlohy

Dávajte pozor zbieranie informácií, jeho rozsiahlosť je vo veľkom nepomere k danému úlohy. Tým stratíte svoju schopnosť rozlíšiť význam od triviálnosti. Snažte sa tomu vyhnúť.

Rozdeľte úlohy do skupín

* Udržiavacia úlohy: rutinnej práce majúce zásadný význam pri udržiavaní správneho chodu pracovného procesu. Plnenie bežných pracovných úloh.
* Úlohy vo vzťahu k ľuďom: účasť na rokovaniach, komunikácie, prezentácie, školenia, pohovory, motivácia ai
* Kreatívne úlohy, plánovanie a riešenie problémov: analyzovanie výsledkov a utváranie záverov, hľadanie riešenia problémov, príprava projektov a plánov.

Systematický prístup k rozhodovaniu

Prijatie rozhodnutia prebieha v etapách: vyjasnenie si, ako na tom ste. Určenie dostupných možností, zvážení všetkých pre a proti každej možnosti. Ďalej analyzujte možnosti tak ďaleko, aby ste si z nich mohli vybrať. A nakoniec predajte výsledok.

Najprv si teda vysvetlite, ako na tom ste. Skúste si odpovedať na otázky:

* Prečo musím toto rozhodnutie akceptovať.
* Aké ciele chcem dosiahnuť.
* Aké informácie potrebujem, aby som mohol rozhodnutie prijať.
* Čo sa stane, keď nič neurobím.
* Aký je časový výhľad.
* Koho mám do rozhodovania zapojiť.
* Aké zdroje mám k dispozícii.

Nenechajte sa zavaliť papierovú vojnou

Máte pocit, že množstvo prichádzajúcich informácií neustále rastie? Odkladáte tzv papierovanie stranou s tým vysvetlením, že je vybavíte neskôr? Ste zavalení zbytočnou poštou? Často bojujete s tým, že hľadáte určitú informáciu s tým, že tušíte, že je v niektorej správe?

Snažte sa minimalizovať Váš čas na čítanie materiálov, ktoré majú pre Vašu prácu minimálne alebo vôbec žiadny význam. Kolikráte sa však nechcete rozhodnúť o dôležitosti materiálu, kým ho aspoň zbežne neprečítate. Môžete si pomôcť pravidlom, že ak niečo nevyzerá dôležito dnes, s najväčšou pravdepodobnosťou to nebude mať význam ani zajtra.

* Odstráňte Vaše meno zo zásielkových zoznamov, ak z nich pre Vás nič hodnotného neplynie.
* Ak máte asistentku, určite im úlohu, aby prichádzajúce materiály preskúmali, ako Vám ich odovzdajú.
* Na konferenciách, veľtrhoch v nadmernom množstve nerozdávejte Vaše vizitky.

Zabráňte vyrušovanie počas Vašej práce

* Ak pracuje pre Vás asistentka, mala by telefónne hovory smerované k Vám vybavovať, tj zisťovať, kto volá, či Vám môže niečo od volajúceho vybaviť atď To isté telefóny smerom von.
* Vyhraďte si každý deň pravidelnú dobu, keď nebudete chcieť rušeniu, tj nebudete pre ostatné k dispozícii. I keď to môže byť spočiatku ťažké, ostatní kolegovia si iste časom na Váš pracovný štýl zvyknú. A kto vie, treba ho aj napodobní.
* Doprajte si pravidelne krátke prestávky.

Naučte sa hovoriť "nie"

Vyznačte si asertívne určitú hranicu. Vedzte, že sa nemôžete zapáčiť všetkým naraz. Vždy, keď Vás niekto o niečo požiada, skúste si odpovedať na nižšie uvedené otázky.

* Keby som dotknutému nevyhovel, malo by to vplyv na moju kariéru.
* Čo iného by som musel odložiť, alebo zrušiť, aby som tento nový úlohu splnil.
* Zahŕňa to kľúčový prvok mojej práce.

Oznámiť slová "nie" môžete agresívne, bojazlivo alebo asertívne. Záleží na Vašom prístupe. Snažte sa však hovoriť "nie" asertívne.


Zdieľajte tento článok prostredníctvom sociálnych sietí: